Le mail de relance est essentiel. Que ce soit à destination d’un prospect ou de clients, les raisons de l’écriture d’un mail de relance sont nombreuses. Si tous vos mails de relance restent sans réponse, voici quelques conseils qui pourront vous aider.

Restez humain et ouvert 

Il ne faut pas essayer d’amadouer ses lecteurs avec des titres racoleurs, car ça ne prend pas. La meilleure solution est de rester simple et humain dans vos propos. Il faut être capable de construire une bonne relation avec votre interlocuteur afin que celui ci prenne confiance en vous. Vous pouvez montrer votre personnalité et rester accessible. Vous représentez votre entreprise, certes, mais vous êtes avant tout une personne comme une autre. N’argumentez pas trop et évitez d’utiliser les lettres capitales car le lecteur se sentira AGRESSÉ.

N’hésitez pas à personnaliser votre message. Vous devez sortir du mail bateau. Pour cela, évitez de copier coller un mail de relance trouvé sur Internet.  Il est donc préférable de personnaliser votre message en mentionnant par exemple votre première rencontre et les sujets que vous avez abordé ensemble.  Vous verrez que ce dernier prendra le temps de vous répondre : il saura que vous n’écrivez pas ce mail à tous vos contacts dans l’espoir d’une réponse.

Si vous avez besoin d’une réponse rapide et urgente, soyez fermes mais délicats. N’hésitez pas à le signaler tout en restant cordial. Si vous laissez le privilège de la date à votre interlocuteur, il prendra son temps à vous répondre et ne planifiera peut-être jamais de vous rencontrer. Ne lui demandez pas ses disponibilités pour vous rencontrer, proposez lui une deadline raisonnable. Votre lecteur n’hésitera pas à vous donner une réponse positive ou à planifier un autre rendez-vous en fonction de son propre planning.

Allez à l’essentiel et n’ayez pas peur 

Une règle d’or essentielle dans l’écriture d’un mail : n’en dites pas trop. N’hésitez pas à aller à l’essentiel lors de vos messages. Faites passer votre message en quelques phrases et ne meublez pas avec des informations inutiles. Plus votre message sera long, plus votre interlocuteur se dira qu’il le lira plus tard… et oubliera de vous répondre.

Si vous vous posez la question de savoir quand vous devez envoyer votre mail de relance, vous pouvez vous permettre d’attendre 24h après une première rencontre ou un premier contact avant de le relancer : plus vous attendrez, plus on vous oubliera. N’hésitez donc pas à le relancer rapidement après votre première rencontre. Quant au nombre de relances, vous pouvez vous permettre environ 3 envois, mais rarement plus. Pensez bien à espacer vos relances après la première pour éviter à votre interlocuteur de se sentir piégé.

Surtout soyez persévérant dans vos échanges de mail. Ce n’est pas toujours simple et la tâche est parfois rude, mais c’est possible. Et si votre mail est important et attend une réponse, n’hésitez pas à prendre le téléphone. Il vaut mieux être un peu  trop insistant plutôt que de rater une opportunité.

Consultante en stratégie digitale au sein d'Insaniam et chargée de relations blogueuses et de communication à l'Agence des Blogueuses, je suis aussi étudiante en master à Digital Campus Rennes.

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